Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Chatton IA

1. Responsable y Encargado del Tratamiento

Chatton IA podrá actuar como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales que recolecta directamente para la gestión de sus usuarios, clientes, prospectos, aliados, proveedores, procesos comerciales y operación del sitio web.

También podrá actuar como Encargado del Tratamiento cuando procese datos personales por cuenta de empresas usuarias de la plataforma, especialmente en la gestión de conversaciones, leads, clientes finales, agendamientos, automatizaciones, CRM, ERP, WhatsApp Business Platform, APIs de Meta y demás canales conectados por el usuario.

2. Datos Personales que Podemos Tratar

Chatton IA podrá tratar, según corresponda, las siguientes categorías de información:

• Datos de identificación: nombre, apellidos, documento de identidad, cargo, empresa o razón social.
• Datos de contacto: correo electrónico, número telefónico, usuario de mensajería, ciudad y país.
• Datos comerciales: solicitudes de información, cotizaciones, servicios contratados, historial de interacción, preferencias comerciales y estado de oportunidades.
• Datos de comunicación: mensajes, conversaciones, archivos, respuestas, registros de atención, interacciones con agentes IA y canales conectados.
• Datos técnicos: dirección IP, identificadores de dispositivo, navegador, sistema operativo, cookies, eventos de navegación y datos de uso de la plataforma.
• Datos operativos: leads, citas, tareas, embudos comerciales, estados de procesos, órdenes, reportes y registros dentro del CRM o ERP.
• Datos derivados del uso de integraciones con WhatsApp, Meta, Instagram, Facebook, formularios web, correo electrónico, calendarios, pasarelas de pago u otras herramientas conectadas.

Chatton IA no solicita datos sensibles salvo que sean estrictamente necesarios para una finalidad autorizada por el titular o por la empresa usuaria responsable de la información.

3. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

• Prestar, operar, mantener y mejorar los servicios de Chatton IA.
• Crear y administrar cuentas de usuario.
• Gestionar relaciones comerciales, solicitudes, cotizaciones, pagos, soporte y atención al cliente.
• Automatizar conversaciones mediante agentes de inteligencia artificial.
• Calificar prospectos, leads y oportunidades comerciales.
• Agendar citas, enviar recordatorios y gestionar seguimientos.
• Centralizar conversaciones provenientes de WhatsApp, Instagram, Facebook, Web Chat, Email y otros canales.
• Operar funcionalidades de CRM, ERP, automatización de ventas, reportes y gestión comercial.
• Enviar comunicaciones transaccionales, técnicas, administrativas o comerciales.
• Mejorar la seguridad, estabilidad, rendimiento y experiencia de la plataforma.
• Prevenir fraude, accesos no autorizados, abuso de la plataforma o usos indebidos.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, regulatorias y requerimientos de autoridades competentes.
• Cumplir políticas, términos y requisitos técnicos de proveedores como Meta, WhatsApp Business Platform y demás integraciones autorizadas.

4. Uso de WhatsApp, Meta, APIs e Integraciones

Chatton IA puede integrarse con WhatsApp Business Platform, APIs de Meta, Instagram, Facebook y otros servicios de terceros, siempre que el usuario o empresa cliente autorice y configure dichas integraciones.

La información transmitida a través de estos canales será utilizada únicamente para prestar los servicios contratados, gestionar conversaciones, automatizar respuestas, registrar interacciones, operar agentes IA y facilitar procesos comerciales autorizados por la empresa usuaria.

Las empresas usuarias son responsables de contar con los avisos, autorizaciones y consentimientos necesarios para recopilar, usar y compartir información de sus clientes finales a través de WhatsApp, Meta u otros canales conectados.

Chatton IA no vende datos personales ni utiliza la información obtenida mediante canales de mensajería para fines ajenos a la prestación del servicio contratado.

5. Tratamiento de Datos de Clientes Finales

Cuando una empresa usuaria conecta sus canales digitales a Chatton IA, dicha empresa conserva la calidad de Responsable del Tratamiento frente a sus clientes finales, prospectos o contactos.

En esos casos, Chatton IA actúa como Encargado del Tratamiento y procesa los datos siguiendo las instrucciones de la empresa usuaria, dentro del marco de los servicios contratados.

La empresa usuaria debe garantizar que cuenta con autorización válida para el tratamiento de los datos de sus clientes finales y que ha informado adecuadamente las finalidades del tratamiento.

6. Almacenamiento, Seguridad y Confidencialidad

Chatton IA adopta medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, uso indebido, alteración, divulgación, destrucción o tratamiento no autorizado.

Estas medidas pueden incluir controles de acceso, cifrado, autenticación, monitoreo, copias de seguridad, políticas internas de seguridad, gestión de permisos y uso de infraestructura tecnológica confiable.

El acceso a la información estará limitado al personal autorizado, proveedores tecnológicos necesarios y sistemas indispensables para la operación de la plataforma.

7. Proveedores Tecnológicos y Terceros

Para prestar sus servicios, Chatton IA podrá apoyarse en proveedores de infraestructura, hosting, almacenamiento, analítica, correo electrónico, inteligencia artificial, mensajería, APIs, CRM, ERP, pasarelas de pago, calendarios, automatización y otros servicios tecnológicos.

Estos proveedores podrán acceder a datos personales únicamente cuando sea necesario para ejecutar funciones relacionadas con la prestación del servicio y bajo obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento adecuado de la información.

8. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos

Algunos proveedores tecnológicos utilizados por Chatton IA pueden estar ubicados fuera de Colombia. Por lo tanto, los datos personales podrán ser transmitidos o transferidos internacionalmente cuando sea necesario para la prestación del servicio, almacenamiento, soporte, procesamiento, operación de integraciones o cumplimiento de obligaciones contractuales.

Chatton IA procurará que dichos terceros mantengan estándares adecuados de seguridad y confidencialidad.

9. Conservación de la Información

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, prestar el servicio, atender obligaciones contractuales, legales o regulatorias, resolver disputas, mantener registros de seguridad o cumplir requerimientos de autoridades.

Cuando los datos dejen de ser necesarios, podrán ser eliminados, anonimizados o bloqueados conforme a la normativa aplicable.

10. Derechos de los Titulares

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales conforme a la ley.

11. Procedimiento para Ejercer Derechos

Para ejercer sus derechos, el titular podrá enviar una solicitud al correo:

info@chattonia.com

La solicitud deberá incluir: Nombre completo del titular, medio de contacto, descripción clara de la solicitud y documentos que acrediten identidad o representación, si aplica.

Chatton IA responderá las consultas y reclamos dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.

12. Cookies y Tecnologías Similares

El sitio web de Chatton IA podrá utilizar cookies, píxeles, etiquetas, herramientas de analítica u otras tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación, analizar el uso del sitio, medir campañas, optimizar contenidos y mejorar la seguridad.

El usuario podrá configurar su navegador para rechazar o eliminar cookies, aunque esto puede afectar algunas funcionalidades del sitio.

13. Menores de Edad

Los servicios de Chatton IA no están dirigidos directamente a menores de edad. En caso de tratar datos de menores por cuenta de una empresa usuaria, esta deberá garantizar que cuenta con la autorización correspondiente de sus representantes legales y que el tratamiento respeta el interés superior del menor.

14. Confidencialidad de Conversaciones y Datos Comerciales

Chatton IA reconoce que las conversaciones, contactos, leads, oportunidades comerciales, reportes, procesos internos y datos operativos de las empresas usuarias tienen carácter reservado.

Por ello, dichos datos serán tratados únicamente para ejecutar los servicios contratados y no serán vendidos, alquilados o divulgados para fines ajenos a la operación autorizada.

15. Actualizaciones de la Política

Chatton IA podrá actualizar esta Política cuando existan cambios legales, técnicos, operativos, comerciales o regulatorios.

La versión vigente estará disponible en el sitio web oficial de Chatton IA. El uso continuo de los servicios después de publicada una actualización implica conocimiento de la versión vigente.